Política Tratamiento Datos Personales
DENTAL PROTESIUM, laboratorio dental identificado con NIT 1.098.639.200-8, en adelante EL LABORATORIO, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que las modifiquen o complementen, adopta la presente Política de Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales.
Domicilio: Calle 64 # 17E - 97
Correo electrónico para protección de datos: dentalprotesium@gmail.com
Teléfono de contacto: 322 3059014
Esta política aplica al tratamiento de datos personales de: odontólogos clientes, pacientes asociados a los trabajos sobre medida, proveedores, trabajadores, contratistas y visitantes de EL LABORATORIO.
El tratamiento de datos personales realizado por EL LABORATORIO se rige principalmente por:
Constitución Política de Colombia (artículos 15 y 20).
Ley Estatutaria 1581 de 2012.
Decreto 1377 de 2013.
Decreto 1074 de 2015 (compilatorio del sector comercio, industria y turismo)
Esta política es aplicable a todos los datos personales contenidos en bases de datos físicas o digitales administradas por EL LABORATORIO, cualquiera que sea el medio de recolección (formularios físicos, correos, contratos, hojas de vida, plataformas digitales, etc.).
MARCO LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
DEFINICIONES BASICAS
Para efectos de esta política, se entiende por:
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable (nombre, cédula, teléfono, dirección, correo, historia laboral, etc.).
Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o puede generar discriminación, como datos de salud, origen racial, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, datos biométricos, etc.
Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento. En este caso, DENTAL PROTESIUM.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
Aviso de privacidad: Comunicación mediante la cual se informa al titular sobre la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
EL LABORATORIO aplicará, entre otros, los siguientes principios:
Legalidad: El tratamiento se realiza conforme a la ley.
Finalidad: Los datos se tratarán con una finalidad legítima, clara y previamente informada al titular.
Libertad: El tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones legales.
Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: Se garantiza al titular el derecho a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
Acceso y circulación restringida: El acceso a los datos es reservado a personas autorizadas por el titular o la ley.
Seguridad: Se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos frente a pérdida, uso indebido, acceso no autorizado o fraude.
Confidencialidad: Toda persona que intervenga en el tratamiento de datos personales está obligada a guardar reserva incluso después de finalizada su relación con EL LABORATORIO.
AUTORIZACION DEL TITULAR
EL LABORATORIO solicitará la autorización del titular mediante:
Formularios físicos o digitales.
Cláusulas contractuales.
Correo electrónico u otros medios verificables.
La autorización podrá constar por escrito, de forma electrónica o por cualquier medio que permita conservar prueba de su otorgamiento.
En el caso de datos sensibles (por ejemplo: información de salud ocupacional de trabajadores, datos clínicos remitidos por el odontólogo sobre el paciente vinculados al dispositivo médico sobre medida), EL LABORATORIO informará:
El carácter facultativo de entregarlos.
La finalidad específica de su uso.
Que no se condicionará ninguna actividad a la entrega de datos sensibles, salvo obligación legal. Cuando se trate de datos de niños, niñas y adolescentes, su tratamiento solo se permitirá con la autorización de sus representantes legales y siempre que se respeten sus derechos fundamentales.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS
Los datos personales serán utilizados únicamente para las siguientes finalidades, relacionadas con el objeto social del laboratorio dental y el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales y regulatorias:
Datos de Odontólogos, Clientes y Pacientes Asociados
Gestionar órdenes de trabajo de prótesis y demás dispositivos médicos sobre medida.
Administrar la relación comercial (cotizaciones, pedidos, entregas, devoluciones por garantía, ajustes y controles de calidad).
Realizar facturación, gestión contable, tributaria y de cartera.
Contactar al titular para informar sobre el estado de los trabajos, novedades técnicas o administrativas.
Realizar encuestas de satisfacción y mejoramiento del servicio.
Atender quejas, reclamos y solicitudes relacionadas con los dispositivos médicos sobre medida fabricados.
Cumplir con requerimientos de autoridades administrativas, sanitarias y judiciales (INVIMA, DIAN, Ministerio de Salud, etc.), cuando corresponda.
Datos de Trabajadores y Practicantes
Gestionar procesos de selección, vinculación, administración del personal y terminación de la relación laboral.
Cumplir obligaciones derivadas de la relación laboral (nómina, prestaciones, seguridad social, parafiscales).
Ejecutar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), incluidos exámenes médicos ocupacionales y programas de prevención.
Implementar programas de capacitación, bienestar y clima laboral.
Atender requerimientos de autoridades laborales, de seguridad social y demás entidades de control.
Controlar accesos a las instalaciones y salvaguardar la seguridad de las personas y los bienes (incluye uso de CCTV si aplica).
Datos de Proveedores y Contratistas
Evaluar, seleccionar y registrar proveedores y contratistas.
Gestionar la relación comercial y/o contractual (órdenes de compra, pagos, facturación, soporte documental).
Verificar requisitos legales, técnicos y financieros.
Cumplir obligaciones contables, tributarias y de control interno.
Atender auditorías y requerimientos de autoridades competentes.
Datos de Visitantes
Controlar el ingreso y salida de personas a las instalaciones del laboratorio.
Garantizar la seguridad física de las personas, bienes e información.
Gestionar la atención de visitas técnicas, comerciales o de inspección.
DERECHOS DE LOS TITULARES
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tienen derecho a:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando aplique.
3. Ser informados sobre el uso que se les ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por posibles infracciones a la normatividad de protección de datos.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, salvo que exista deber legal o contractual de conservarlos. 6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales
CANALES DE ATENCIÓN Y RESPONSABLE INTERNO
DENTAL PROTESIUM designa al área administrativa y Talento Humano como responsable de gestionar las consultas, peticiones, quejas y reclamos relacionados con protección de datos personales.
Los titulares podrán ejercer sus derechos a través de:
•Correo electrónico: dentalprotesium@gmail.com
• Dirección física: Calle 64 # 17E – 97 Barrio La Ceiba
• Teléfono: 322 3059014 Las solicitudes deberán contener como mínimo: nombre completo del titular, tipo y número de identificación, descripción clara de la consulta o reclamo, y datos de contacto para la respuesta.
PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS
Consultas:
EL LABORATORIO dará respuesta a las consultas sobre datos personales dentro de un plazo máximo de 10 días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción.
Si no es posible responder en ese término, se informará el motivo de la demora y la fecha de respuesta, la cual no podrá superar 5 días hábiles adicionales.
Reclamos (corrección, actualización, supresión o presunto incumplimiento): Se responderán en un plazo máximo de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción.
Si no es posible responder en ese término, se informará el motivo de la demora y la fecha de respuesta, la cual no podrá superar 8 días hábiles adicionales.
Si el reclamo está incompleto, se requerirá al titular dentro de los 5 días hábiles siguientes para que subsane; si en dos (2) meses no se recibe la información, se entenderá desistido el reclamo.
El agotamiento de estos trámites constituye requisito de procedibilidad antes de acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS Y DE LA POLÍTICA
Los datos personales se conservarán por el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales o contractuales aplicables (por ejemplo, términos tributarios, laborales, sanitarios y comerciales).
La presente Política de Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales de DENTAL PROTESIUM entra en vigencia a partir del 15 de agosto de 2025 y tendrá vigencia indefinida, mientras EL LABORATORIO ejerza actividades relacionadas con su objeto social o administre bases de datos personales. EL LABORATORIO podrá modificar o actualizar esta política en cualquier momento. Las modificaciones sustanciales serán informadas a los titulares a través de los canales habituales (página web, avisos en el laboratorio, correo electrónico u otros medios idóneos).